Fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento de identidad del representante legal de la organización participante, escaneada por ambas caras.

Certificación de existencia y representación legal de la organización expedida por la Cámara de Comercio de Bogotá o la entidad competente, con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario al momento de su presentación.

Formato de inscripción y presentación de Proyecto debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal (Formato 2).

Certificación suscrita por el representante legal de la entidad en la que se manifieste que, en caso de ser beneficiarios de los recursos de la Convocatoria de la Contribución Parafiscal Cultural, garantiza el mantenimiento y uso de los elementos recibidos, así como la tenencia, uso del espacio escénico y su vocación por un periodo mínimo de cinco (5) años, una vez recibidos los recursos, en las condiciones establecidas en el literal 2 del Artículo 2.9.2.4.3 del Decreto 1080 del 2015 (Formato 14).

Cuando la organización no sea la propietaria del inmueble, adicional a la certificación anterior, se deberá certificar por todos los propietarios del inmueble, que en caso de que el escenario sea beneficiario de los recursos de próximas Convocatorias Públicas de Recursos de la Contribución Parafiscal en Infraestructura Privada o Mixta del Distrito Capital, autorizan la ejecución de los recursos y garantizan la tenencia, el uso del espacio escénico y su vocación como escenario por un periodo mínimo de cinco (5) años una vez recibidos los recursos, en las condiciones establecidas en el literal 2 del Artículo 2.9.2.4.3 del Decreto 1080 del 2015 (Formato 15).

Nota 1: no aplica para tipos de proyectos de compra de inmueble u obra nueva.

Certificación de programación permanente expedida por el Instituto Distrital de las Artes – IDARTES. Los espacios o escenarios culturales reconocidos mediante la Resolución 988 de 2023, deberán solicitar la expedición de la Certificación de programación permanente mediante oficio dirigido a la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes, adjuntando a la solicitud el Formato 9 diligenciado. Este oficio, junto con el Formato 9, debe ser radicado en físico en la carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C. Para escenarios que pertenezcan a organizaciones de sectores distintos al cultural y no reconocidos mediante la Resolución 988 de 2023, deberán solicitar la expedición de la Certificación de programación permanente mediante la radicación en la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las del Formatos 12 y del Formato 9 diligenciados. Estos formatos deben ser radicados en físico en la carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C.

Para lo anterior, también se tendrá en cuenta el registro de eventos o inscripción de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas de que trata el Decreto 1080 del 2015 y el Decreto Distrital 081 de 2019, modificado mediante Decreto Distrital 321 del 2022. En todo caso, el escenario debe haber registrado sus eventos en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Para el caso de proyectos que contemplen la compra de inmueble o construcción de escenarios nuevos, en reemplazo de la certificación de programación permanente, se deberá presentar una certificación de trayectoria de la organización en el sector de las artes escénicas expedida por el IDARTES. Esta certificación deberá ser solicitada mediante oficio dirigido a la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes (carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C.). Cuando se opte por la compra de inmueble que hayan tenido la vocación de escenarios en el pasado, la organización deberá presentar una relación que dé cuenta de la programación y relevancia que tuvo ese escenario y la importancia para el sector de las artes escénicas.

Certificado de Tradición y Libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Concepto de Uso del Suelo emitido por curaduría en la actual vigencia.

Copia del boletín de nomenclatura o certificación catastral.

Plan de emergencia y contingencias, con el cual se evidencie su cumplimiento, este debe estar suscrito por los responsables de la implementación y estar vigente.

Nota: no aplica para tipos de proyectos de compra de inmueble u obra nueva.

Certificación expedida por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes que dé cuenta de que se encuentra al día en el pago de la contribución parafiscal de los espectáculos públicos de las artes escénicas. Esta certificación deberá ser solicitada ante la Dirección de Artes - grupo LEP del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Formato de Presupuesto (Formato 4).

Nota: Para proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento deben presentar las hojas de: presupuesto obra, AIU*, materiales, APUs, herramientas y equipo, transporte, mano de obra y memoria de cantidades.

Para los otros tipos de proyecto deben diligenciar la hoja: Presupuesto otras líneas.

En PDF y Excel se debe presentar solo la hoja de presupuesto, las otras hojas solo Excel.

Para soportar los APU se debe presentar cotización de los insumos más representativos en el presupuesto, mínimo cinco insumos cotizados, por ejemplo: acero, cemento, concreto, entre otros.

Nota 1: Para el tipo de proyecto de dotación se deben desagregar todos los elementos relacionados en el formato, no se aceptan ítems globales.

Nota 2: *Para construcción, adecuación y mejoramiento presentar la Administración desglosada. Los gastos administrativos no aceptables incluidos deben ser asumidos por la organización esto de acuerdo con la Resolución No. 2890 del 2017 .

Nota 3: *Para construcción, adecuación y mejoramiento presentar los imprevistos en caso de incluirse, deben asumirse por la organización.

Relacionar mínimo tres cotizaciones comparables y equiparables entre sí por cada uno de los ítems presentados (Formato 5) y presentar los soportes de cotización firmados (en formato PDF). Las cotizaciones deben venir en pesos colombianos (aplica para Estudios y Diseños, Dotaciones, Móvil o Itinerante, para el caso de construcción solo deben presentar este formato cuando en el presupuesto se incluyan equipos especiales, por ejemplo: ascensores, planta eléctrica, equipos de presión, montacargas, entre otros).

Nota 2: Para los proyectos de dotación se deben desagregar todos los elementos relacionados en el formato, no se aceptan ítems globales

Registro fotográfico reciente (Formato 6) en donde se muestran cada una de las áreas del proyecto a intervenir con pies de foto donde se indique su contenido y fecha.

Formato de cronograma (Formato 7). Si se presenta a varios tipos de proyectos, se debe elaborar un cronograma para cada uno.

 Nota: Para los proyectos de construcción, adecuación y mejoramiento se debe presentar el cronograma de obra en Project y exportado a PDF, con el desglose de todas las actividades de acuerdo al presupuesto. Asimismo, presentar el flujo de caja de acuerdo con el cronograma. 

Formato de equipo humano que interviene en la ejecución del proyecto. (Formato 8).

Nota: No aplica para el tipo de proyecto de compra de inmueble.

Listado de funciones realizadas por la organización (Formato 9) en las vigencias 2022 y 2023. Se tendrá en cuenta el registro de eventos o inscripción de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas de que trata el Decreto 1080 del 2015. Lo anterior significa que la organización debe haber registrado los eventos realizados durante las vigencias 2023 y 2024 en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Formato de matriz de riesgos (Formato 10). Si se presentan varios tipos de proyecto , se debe elaborar para cada uno.

Formato de listado de planos (Formato 11).

Nota: No aplica para el tipo de proyecto de compra de inmueble.

Balance general y estados financieros completos y detallados de la organización de las vigencias 2021, 2022 y 2023 debidamente firmados

Cuadro comparativo de indicadores financieros (Formato 13) debidamente firmado 

Presentar tres (3) hojas de vida de los consultores propuesto por la organización para el desarrollo de los estudios y diseños. Debe aportar la experiencia en proyectos similares, con sus respectivos soportes.

Cuadro comparativo de tres (3) cotizaciones (Formato 5). En este, la organización deberá indicar y argumentar cuál de las tres (3) propuestas es la elegida.

Hoja de vida de Coordinador técnico del proyecto, con sus respectivos soportes (los costos de este profesional no serán financiados con recursos de la contribución parafiscal).

Tres (3) hojas de vida de los constructores responsables propuestos, con su respectiva experiencia y soporte, además debe presentar cámara de comercio de constitución de la empresa.

Nota: El constructor responsable debe certificar la construcción de tres proyectos similares con el área construida igual o superior a la del proyecto a presentar.    

Presentar indicadores financieros de las empresas postuladas    

Licencia de construcción vigente, debidamente aprobada, ejecutoriada y con vigencia de al menos un (1) año prorrogable por un (1) año más o concepto de reparaciones locativas según el caso

En los predios definidos como Bienes de Interés Cultural, la organización deberá contar con la respectiva Resolución de Viabilidad del proyecto expedida por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (IDPC) o el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, según corresponda.

Para las obras que no requieran Licencia de Construcción se deberá aportar el Concepto de reparaciones locativas expedidas por la Curaduría Urbana, cuando por norma se requiera.

Deben entregar los siguientes diseños (según aplique): estudios de suelos, levantamiento topográfico, diseños arquitectónicos, estructurales, hidráulicos, sanitarios, red contra incendios, eléctricos, de iluminación, redes de voz y datos, acústico y demás que se requieran para la correcta ejecución del proyecto, o cuando se requiera, los cuales deben venir soportados con sus respectivas memorias de cálculo de acuerdo con la normatividad vigente según el caso, planos generales y detalles constructivos, detalles arquitectónicos. Los diseños, memorias y planos deben ser legibles, que soporten técnica y presupuestal o financieramente el proyecto, firmados por el profesional o especialista competente con su respectiva matrícula profesional o acompañados de un certificado del representante legal o quien haga sus veces, en el que conste que los documentos o planos originales se encuentran debidamente firmados. Los planos estructurales aprobados por la curaduría en la licencia de construcción ejecutoriada.

Autocertificación RETIE suscrita por un ingeniero eléctrico en el que se certifique que las actividades que se solicita financiar cumplen con el reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE.

Autocertificación RETILAP suscrita por un ingeniero eléctrico en la que certifique que las actividades que se solicita financiar cumplen con el reglamento técnico de iluminación y alumbrado público RETILAP.

Nota: Las certificaciones deben venir en el formato del Ministerio de Minas y Energía, adjuntar copia de la vigencia profesional y de la cédula de ciudadanía.

Para los proyectos que requieran subestación y/o aumento de carga eléctrica, deben adjuntar:

·        Factibilidad eléctrica vigente (tiene vigencia de un año).

·        Proyecto aprobado por el operador de red (plano y memorias de cálculo).

Formato de Presupuesto (Formato 4)

Nota: Para proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento deben presentar las hojas de: presupuesto obra, AIU, materiales, APU, herramientas y equipo, transporte, mano de obra y memoria de cantidades.

Nota: En PDF y Excel se debe presentar solo la hoja de presupuesto, las otras hojas solo Excel. Para soportar los APU se debe presentar cotización de los insumos más representativos en el presupuesto, mínimo cinco insumos cotizados, por ejemplo: acero, cemento, concreto, entre otros y de los equipos especiales, por ejemplo: ascensores, equipos de presión, planta de suplencia, entre otros

Deberán presentar las autorizaciones y/o trámites de servicios públicos definitivos derivados de los estudios y diseños, según aplique, tales como: viabilidades, planos, entre otros, para los servicios de gas, acueducto y alcantarillado.

Hoja de vida del Coordinador técnico del proyecto, con sus respectivos soportes (los costos de este profesional no serán financiados con recursos de la contribución parafiscal).

Presentar el borrador del contrato a suscribir con el contratista del proyecto

Avalúo comercial del inmueble, elaborado por un perito inscrito en el Registro Nacional de Avaluadores. Con fecha de expedición no mayor a dos (2) años (incluir certificación de Registro Nacional de Avaluadores como perito).

Manifestación de acuerdo entre el titular del bien y la organización en donde se determine el precio acordado para la compra debidamente registrado en Notaría. En caso de leasing, se deberá aportar el documento equivalente.

Justificación con soportes de la cofinanciación del valor del inmueble (cartas de aprobación de créditos, donaciones, cuentas bancarias para demostrar recursos propios, otros).

Copias de paz y salvo del pago de impuesto predial de la vigencia del Banco de Proyectos, valorizaciones y complementarios del bien objeto de compra.

Certificación de cabida y linderos expedida por la oficina de Catastro Distrital, solamente cuando la información de cabida y linderos no esté completamente clara en las escrituras y el certificado de tradición y libertad.

Promesa de compraventa con el propietario titular del predio que figure en el folio de matrícula inmobiliaria de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente. En caso de leasing, se deberá aportar el documento equivalente.

Certificación de compromiso de ejecución de las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de la NSR10 (Formato 17).

Estudio de títulos que revele la situación jurídica del inmueble. Con fecha de expedición menor a tres meses

Electroacústicos (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de los equipos.
2. Diagrama unifilar del flujo de señal del sistema electroacústico.
3. Simulación del comportamiento acústico de los altavoces dentro del escenario.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto.

Iluminación escénica (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de las luminarias, circuitos y detalles de las barras eléctricas.
2. Diagrama unifilar de interconexión del sistema solicitado (eléctrico y de control de señal).
3. Cálculo de regulación de las salidas de las luminarias cuando se solicita cableado para los circuitos eléctricos.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas completas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula

profesional de quien intervenga en el proyecto

Iluminación arquitectónica, trabajo y público de acuerdo con el RETILAP (cuando aplique):

1. Simulación dialux con la evaluación del cumplimiento de los parámetros de diseño establecidos en el RETILAP (lo que aplique).
2. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto. Memorial de responsabilidad RETILAP (formato del Ministerio de Minas y Energía).

Nota: Si solicitan actividades eléctricas deben adjuntar los cálculos de acuerdo con el RETIE

Sistema de video (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de los equipos.
2. Diagrama unifilar del flujo de señal del sistema de video.
3. Simulación de tamaño de proyección y luminosidad dentro del escenario.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.
5. Cuando se soliciten pantallas LED se deberá anexar los planos y los cálculos estructurales de los puntos, elementos donde se tiene contemplado colgar el elemento y la descripción del sistema de rigging avalado por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto.

Mecánica y vestimenta teatral (cuando aplique):

1. Plano de ubicación de los equipos, elementos y detalles constructivos.
2. Cálculo estructural de los puntos de soporte avalado por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente..
3. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto.

Nota 1: los elementos de la vestimenta teatral deberán tener tratamiento ignífugo.

Nota 2: Las obras civiles necesarias para la implementación de sistemas de mecánica teatral deben presentarse a tipo de proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento.

Acondicionamientos acústicos (cuando aplique):

1. Diseños acústicos incluyendo detalles constructivos.
2. Simulación del espacio sin el tratamiento acústico.
3. Planteamiento de materiales a trabajar.
4. Hoja de cálculo de los diferentes índices de los materiales.
5. Simulación predictiva del comportamiento del auditorio con los materiales propuestos.
6. Cantidades y especificaciones técnicas.
7. Planos y cálculos estructurales de los elementos de soportes y estructurales, avalados por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional del profesional que interviene en el proyecto.

Silletería (cuando aplique):

1. Plano de ubicación donde se evidencie el cumplimiento de la norma NSR 10 capítulo K (con sus respectivas medidas).
2. Plano isóptico que contenga la ubicación de las sillas.

Especificaciones técnicas (materiales, medidas, entre otros). Nota: la silletería deberá tener tratamiento ignífugo.

Planos arquitectónicos en planta y corte de los diferentes espacios del inmueble, donde se puede evidenciar escenario, cuarto técnico, auditorio, entre otros. Planos donde se identifiquen los aspectos técnicos relacionados con estos espacios y la ubicación de los elementos de dotación que se pretenden adquirir.

Cuando se soliciten equipos con consumo eléctrico, deben adjuntar concepto técnico de un ingeniero eléctrico donde informe sobre el estado y capacidad de la red eléctrica del inmueble, se debe adjuntar diagrama unifilar y cuadros de carga donde se evidencie el cálculo de los alimentadores y de regulación. Este concepto debe venir firmado por el ingeniero electricista con matrícula profesional y adjuntar vigencia profesional actualizada.

Diseños completos del escenario que se pretende adquirir o construir, incluyendo planos generales, construcción, detalle, redes técnicas (eléctricas, iluminación, sonido, video, entre otros.)

Tres (3) propuestas comparables y equiparables entre sí del proyecto, que contengan:

1. Descripción del proyecto.
2. Actividades para contratar.
3. Alcance de las actividades para contratar.
4. Cronograma de actividades.
5. Requisitos adicionales que debe contemplar la propuesta:
   • Certificados de conformidad de los materiales que se implementaron para la fabricación del escenario. Certificado de pruebas de carga para la tarima y sus extensiones, escaleras entre otros. (de acuerdo con el peso solicitado según diseño)
   • Certificados de pruebas de soldadura
   • Certificación de barandas y escaleras de acuerdo con la resolución 1409 de 2012
   • Tarjeta de homologación del remolque.
   • Memorias y cantidades
   • Diseño de las instalaciones eléctricas con el diagrama unifilar del escenario móvil.
   • Diseño de interconexión de equipos
   • Para la dotación del escenario se debe adjuntar la información requerida para dotación.
   • Certificación de capacidad de carga.
6. Planos estructurales y de armado.
7. Las demás que la entidad requiera.

Nota: La totalidad de los elementos se deben construir o fabricar de acuerdo con la normatividad existente y que le aplica según sea el caso

Certificación suscrita por la organización (por quien esté facultado para emitirla, ej. representante legal, junta directiva, entre otros) en la que se manifieste que, en caso de ser viabilizado y beneficiario de los recursos de próximas Convocatorias Públicas de Recursos de la Contribución Parafiscal en Infraestructura Privada o Mixta del Distrito Capital en la que se presenta el proyecto, garantiza que:

−  Durante los siguientes cinco (5) años, mínimo el 70% de su programación se realizará en el Distrito Capital.

− Cumplirán los requisitos de seguridad humana en aspectos como la capacidad máxima de personas que pueden contener, los medios de evacuación de los asistentes y demás aspectos de seguridad contenidos en el plan de gestión del riesgo y estrategias de respuesta, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 1523 de 2012 y las demás normas nacionales y territoriales pertinentes en la materia.

−  Elaborarán y mantendrán vigente el Plan de emergencias y contingencias