101 Fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento de identidad del representante legal de la organización participante, escaneada por ambas caras.

102 Certificación de existencia y representación legal de la organización expedida por la Cámara de Comercio de Bogotá o la entidad competente, con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario al momento de su presentación.

103 Formato de inscripción y presentación de proyecto debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal (Formato 2).

104 Certificación de matrícula mercantil vigente del escenario objeto del proyecto con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario al momento de su presentación (en formato PDF). Nota: Este registro puede ser el que tenga la organización en el mismo certificado de existencia y representación legal como establecimiento de comercio o en el certificado independiente de matrícula mercantil.

Nota: Para los escenarios que tengan uso mixto (escenario y bar o escenario y restaurante), la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, verificará que la vocación principal del escenario y su actividad económica principal sea la circulación y programación permanente de artes escénicas. Para el efecto, se tendrá en cuenta la matrícula mercantil del escenario, el registro de eventos y/o temporadas en el PULEP, la programación permanente del escenario, entre otros aspectos a los que podrá acudir la SCRD.

105 Certificación suscrita por el representante legal de la entidad en la que se manifieste que, en caso de ser beneficiarios de los recursos de la Convocatoria de la Contribución Parafiscal Cultural, garantiza el mantenimiento y uso de los elementos recibidos, así como la tenencia, uso del espacio escénico y su vocación por un periodo mínimo de cinco (5) años, una vez recibidos los recursos, en las condiciones establecidas en el literal 2 del Artículo 2.9.2.4.3 del Decreto 1080 del 2015 (Formato 14).

106 Cuando la organización no sea la propietaria del inmueble, adicional a la certificación anterior, se deberá certificar por todos los propietarios del inmueble, que en caso de que el escenario sea beneficiario de los recursos de próximas Convocatorias Públicas de Recursos de la Contribución Parafiscal en Infraestructura Privada o Mixta del Distrito Capital, autorizan la ejecución de los recursos y garantizan la tenencia, el uso del espacio escénico y su vocación como escenario por un periodo mínimo de cinco (5) años una vez recibidos los recursos, en las condiciones establecidas en el literal 2 del Artículo 2.9.2.4.3 del Decreto 1080 del 2015 (Formato 15).

107 

Certificación de programación permanente expedida por el Instituto Distrital de las Artes – IDARTES. Los espacios o escenarios culturales reconocidos mediante la Resolución 988 de 2023, deberán solicitar la expedición de la Certificación de programación permanente mediante oficio dirigido a la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes, adjuntando a la solicitud el Formato 9 diligenciado. Este oficio, junto con el Formato 9, debe ser radicado en físico en la carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C. Para escenarios que pertenezcan a organizaciones de sectores distintos al cultural y no reconocidos mediante la Resolución 988 de 2023, deberán solicitar la expedición de la Certificación de programación permanente mediante la radicación en la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las del Formatos 12 y del Formato 9 diligenciados. Estos formatos deben ser radicados en físico en la carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C.

Para lo anterior, también se tendrá en cuenta el registro de eventos o inscripción de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas de que trata el Decreto 1080 del 2015 y el Decreto Distrital 081 de 2019, modificado mediante Decreto Distrital 321 del 2022. En todo caso, el escenario debe haber registrado sus eventos en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Para el caso de proyectos que contemplen la compra de inmueble o construcción de escenarios nuevos, en reemplazo de la certificación de programación permanente, se deberá presentar una certificación de trayectoria de la organización en el sector de las artes escénicas expedida por el IDARTES. Esta certificación deberá ser solicitada mediante oficio dirigido a la Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes (carrera 8 No. 15-46 Bogotá D.C.). Cuando se opte por la compra de inmueble que hayan tenido la vocación de escenarios en el pasado, la organización deberá presentar una relación que dé cuenta de la programación y relevancia que tuvo ese escenario y la importancia para el sector de las artes escénicas

108 Certificado de Tradición y Libertad del inmueble con fecha de expedición no mayor a 30 días.

109 Concepto de Uso del Suelo emitido por curaduría en la actual vigencia.

110 Plan de emergencia y contingencias, con el cual se evidencie su cumplimiento, este debe estar suscrito por los responsables de la implementación y estar vigente. Nota: no aplica para tipos de proyectos de compra de inmueble u obra nueva.

111 Certificación expedida por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes que dé cuenta de que se encuentra al día en el pago de la contribución parafiscal de los espectáculos públicos de las artes escénicas. Esta certificación deberá ser solicitada ante la Dirección de Artes - grupo LEP del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Nota: solo aplica para interesado en presentar un proyecto sea un productor de espectáculos públicos

112 Formato de Presupuesto (Formato 4).

Nota: Para proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento deben presentar las hojas de: presupuesto obra, AIU*, materiales, APUs, herramientas y equipo, transporte, mano de obra y memoria de cantidades.

Para los otros tipos de proyecto deben diligenciar la hoja: Presupuesto otras líneas.

En PDF y Excel se debe presentar solo la hoja de presupuesto, las otras hojas solo Excel.

Para soportar los APU se debe presentar cotización de los insumos más representativos en el presupuesto, mínimo cinco insumos cotizados, por ejemplo: acero, cemento, concreto, entre otros.

Nota 1: Para el tipo de proyecto de dotación se deben desagregar todos los elementos relacionados en el formato, no se aceptan ítems globales.

Nota 2: *Para construcción, adecuación y mejoramiento presentar la Administración desglosada. Los gastos administrativos no aceptables incluidos deben ser asumidos por la organización según lo establecido en el parágrafo del artículo 13 de la Ley 1493 de 2011 (En ningún caso podrán destinarse estos recursos al pago de nómina ni a gastos administrativos) y en el artículo 9° de la Resolución 2890 de 2017.

Nota 3: *Para construcción, adecuación y mejoramiento presentar los imprevistos y en caso de incluirse, deben asumirse por la organización.

113 Relacionar mínimo tres cotizaciones comparables y equiparables entre sí por cada uno de los ítems presentados (Formato 5) y presentar los soportes de cotización firmados (en formato PDF). Las cotizaciones deben venir en pesos colombianos (aplica para Estudios y Diseños, Dotaciones, Móvil o Itinerante, para el caso de construcción solo deben presentar este formato cuando en el presupuesto se incluyan equipos especiales, por ejemplo: ascensores, planta eléctrica, equipos de presión, montacargas, entre otros).

Nota 1: Para escenario de naturaleza pública se debe presentar Análisis de cumplimiento de especificación de marcas y modelos (Formato 16).

Nota 2: Para los proyectos de dotación se deben desagregar todos los elementos relacionados en el formato, no se aceptan ítems globales.

114 Registro fotográfico reciente (Formato 6) en donde se muestran cada una de las áreas del proyecto a intervenir con pies de foto donde se indique su contenido y fecha.

115 Formato de cronograma (Formato 7). Si se presenta a varios tipos de proyectos, se debe elaborar un cronograma para cada uno.

Nota: Para los proyectos de construcción, adecuación y mejoramiento se debe presentar el cronograma de obra en Project y exportado a PDF, con el desglose de todas las actividades de acuerdo con el presupuesto. Asimismo, presentar el flujo de caja de acuerdo con el cronograma. 

116 Formato de equipo humano que interviene en la ejecución del proyecto. (Formato 8). Nota: No aplica para el tipo de proyecto de compra de inmueble.

117 Listado de funciones realizadas por la organización (Formato 9) en las vigencias 2023, 2024 y 2025. Se tendrá en cuenta el registro de eventos o inscripción de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas de que trata el Decreto 1080 del 2015. Lo anterior significa que la organización debe haber registrado los eventos realizados durante las vigencias 2023, 2024 y 2025 en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP) del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

119 Formato de listado de planos (Formato 11). Nota: No aplica para el tipo de proyecto de compra de inmueble.

Balance general y estados financieros completos y detallados de la organización de las vigencias 2022, 2023 y 2024 debidamente firmados

121 Cuadro comparativo de indicadores financieros (Formato 13).

201 EyD Presentar tres (3) hojas de vida de los consultores propuestos por la organización para el desarrollo de los estudios y diseños. Debe aportar la experiencia en proyectos similares, con sus respectivos soportes.

202 EyD Cuadro comparativo de tres (3) cotizaciones (Formato 5). En este, la organización deberá indicar y argumentar cuál de las tres (3) propuestas es la elegida.

203 EyD Hoja de vida de Coordinador técnico del proyecto, con sus respectivos soportes

204 EyD Presentar alcance del proyecto que describa las necesidades y sus respectivas soluciones, incluyendo sus esquemas según aplique y proponiendo cada uno de los aspectos técnicos del proyecto a desarrollar.

301 OBRA Tres (3) hojas de vida de los constructores responsables propuestos, con su respectiva experiencia y soporte, además debe presentar cámara de comercio de constitución de la empresa.

Nota 1: El constructor responsable debe certificar la construcción de tres proyectos similares con el área construida igual o superior a la del proyecto a presentar.    

Presentar indicadores financieros de las empresas postuladas    

302 OBRA Licencia de construcción vigente, debidamente aprobada, ejecutoriada y con vigencia de al menos un (1) año prorrogable por un (1) año más o concepto de reparaciones locativas según el caso.

303 OBRA En los predios definidos como Bienes de Interés Cultural, la organización deberá contar con la respectiva Resolución de Viabilidad del proyecto expedida por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural (IDPC) o el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, según corresponda.

304 OBRA Para las obras que no requieran Licencia de Construcción se deberá aportar el Concepto de reparaciones locativas expedidas por la Curaduría Urbana, cuando por norma se requiera.

305 OBRA Deben entregar los siguientes diseños (según aplique): estudios de suelos, levantamiento topográfico, diseños arquitectónicos, estructurales, hidráulicos, sanitarios, red contra incendios, eléctricos, de iluminación, redes de voz y datos, acústico y demás que se requieran para la correcta ejecución del proyecto, o cuando se requiera, los cuales deben venir soportados con sus respectivas memorias de cálculo de acuerdo con la normatividad vigente según el caso, planos generales y detalles constructivos, detalles arquitectónicos. Los diseños, memorias y planos deben ser legibles, que soporten técnica y presupuestal o financieramente el proyecto, firmados por el profesional o especialista competente con su respectiva matrícula profesional o acompañados de un certificado del representante legal o quien haga sus veces, en el que conste que los documentos o planos originales se encuentran debidamente firmados. Los planos estructurales aprobados por la curaduría en la licencia de construcción ejecutoriada

306 OBRA Autocertificación RETIE suscrita por un ingeniero eléctrico en el que se certifique que las actividades que se solicita financiar cumplen con el reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE.

Autocertificación RETILAP suscrita por un ingeniero eléctrico en la que certifique que las actividades que se solicita financiar cumplen con el reglamento técnico de iluminación y alumbrado público RETILAP.

Nota: Las certificaciones deben venir en el formato del Ministerio de Minas y Energía, adjuntar copia de la vigencia profesional y de la cédula de ciudadanía.

307 OBRA Para los proyectos requieran subestación y/o aumento de carga eléctrica, deben adjuntar:

·        Factibilidad eléctrica vigente (tiene vigencia de un año).

·        Proyecto aprobado por el operador de red (plano y memorias de cálculo).

308 OBRA Formato de Presupuesto (Formato 4)

Nota: Para proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento deben presentar las hojas de: presupuesto obra, AIU, materiales, APU, herramientas y equipo, transporte, mano de obra y memoria de cantidades.

Nota: En PDF y Excel se debe presentar solo la hoja de presupuesto, las otras hojas solo Excel. Para soportar los APU se debe presentar cotización de los insumos más representativos en el presupuesto, mínimo cinco insumos cotizados, por ejemplo: acero, cemento, concreto, entre otros y de los equipos especiales, por ejemplo: ascensores, equipos de presión, planta de suplencia, entre otros

309 OBRA Autorizaciones y/o trámites de servicios públicos definitivos derivados de los estudios y diseños, según aplique, tales como: viabilidades, planos, entre otros, para los servicios de gas, acueducto y alcantarillado.

310 OBRA Hoja de vida del Coordinador técnico del proyecto, con sus respectivos soportes (los costos de este profesional no serán financiados con recursos de la contribución parafiscal).

311 OBRA Borrador del contrato a suscribir con el contratista del proyecto

401 COMPRA Avalúo comercial del inmueble, elaborado por un perito inscrito en el Registro Nacional de Avaluadores. Con fecha de expedición no mayor a dos (2) años (incluir certificación de Registro Nacional de Avaluadores como perito).

402 COMPRA Manifestación de acuerdo entre el titular del bien y la organización en donde se determine el precio acordado para la compra debidamente registrado en Notaría. En caso de leasing, se deberá aportar el documento equivalente.

403 COMPRA Justificación con soportes de la cofinanciación del valor del inmueble (cartas de aprobación de créditos, donaciones, cuentas bancarias para demostrar recursos propios, otros).

404 COMPRA Paz y salvo vigente del pago de impuesto predial, valorizaciones y complementarios del bien objeto de compra.

405 COMPRA Certificación de cabida y linderos expedida por la oficina de Catastro Distrital, solamente cuando la información de cabida y linderos no esté completamente clara en las escrituras y el certificado de tradición y libertad.

406 COMPRA Promesa de compraventa con el propietario titular del predio que figure en el folio de matrícula inmobiliaria de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente. En caso de leasing, se deberá aportar el documento equivalente.

407 COMPRA Certificación de compromiso de ejecución de las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de la NSR10 (Formato 17).

408 COMP¨RA Estudio de títulos que revele la situación jurídica del inmueble con fecha de expedición menor a tres meses.

409 COMPRA Copia del boletín de nomenclatura o certificación catastral.

501 DOTACIÓN Diseños Electroacústicos (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de los equipos.
2. Diagrama unifilar del flujo de señal del sistema electroacústico.
3. Simulación del comportamiento acústico de los altavoces dentro del escenario.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto.

502 DOTACIÓN Diseños de Iluminación escénica (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de las luminarias, circuitos y detalles de las barras eléctricas.
2. Diagrama unifilar de interconexión del sistema solicitado (eléctrico y de control de señal).
3. Cálculo de regulación de las salidas de las luminarias cuando se solicita cableado para los circuitos eléctricos.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas completas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto

503 DOTACIÓN Diseños Iluminación arquitectónica, trabajo y público de acuerdo con el RETILAP (cuando aplique):

1. Simulación dialux con la evaluación del cumplimiento de los parámetros de diseño establecidos en el RETILAP (lo que aplique).
2. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto. Memorial de responsabilidad RETILAP (formato del Ministerio de Minas y Energía).

Nota: Si solicitan actividades eléctricas deben adjuntar los cálculos de acuerdo con el RETIE.

504 DOTACIÓN Diseños del sistema de video (cuando aplique):

1. Planos de ubicación de los equipos.
2. Diagrama unifilar del flujo de señal del sistema de video.
3. Simulación de tamaño de proyección y luminosidad dentro del escenario.
4. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.
5. Cuando se soliciten pantallas LED se deberá anexar los planos y los cálculos estructurales de los puntos, elementos donde se tiene contemplado colgar el elemento y la descripción del sistema de rigging avalado por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto

505 DOTACIÓN Diseños de mecánica y vestimenta teatral (cuando aplique):

1. Plano de ubicación de los equipos, elementos y detalles constructivos.
2. Cálculo estructural de los puntos de soporte avalado por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente..
3. Memorias de cálculo, cantidades y especificaciones técnicas.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional de quien intervenga en el proyecto.

Nota 1: los elementos de la vestimenta teatral deberán tener tratamiento ignífugo.

Nota 2: Las obras civiles necesarias para la implementación de sistemas de mecánica teatral deben presentarse a tipo de proyecto de construcción, adecuación y mejoramiento.

506 DOTACIÓN Diseños de acondicionamientos acústicos (cuando aplique):

1. Diseños acústicos incluyendo detalles constructivos.
2. Simulación del espacio sin el tratamiento acústico.
3. Planteamiento de materiales a trabajar.
4. Hoja de cálculo de los diferentes índices de los materiales.
5. Simulación predictiva del comportamiento del auditorio con los materiales propuestos.
6. Cantidades y especificaciones técnicas.
7. Planos y cálculos estructurales de los elementos de soportes y estructurales, avalados por un ingeniero calculista, con tarjeta profesional vigente.

Los planos y documentos deberán entregarse suscritos por el profesional responsable en cada caso, junto con el memorial de responsabilidad y certificado de vigencia de la matrícula profesional del profesional que interviene en el proyecto.

507 DOTACIÓN Silletería (cuando aplique):

1. Plano de ubicación donde se evidencie el cumplimiento de la norma NSR 10 capítulo K (con sus respectivas medidas).
2. Plano isóptico que contenga la ubicación de las sillas.

Especificaciones técnicas (materiales, medidas, entre otros). Nota: la silletería deberá tener tratamiento ignífugo.

508 DOTACIÓN Planos arquitectónicos en planta y corte de los diferentes espacios del inmueble, donde se puede evidenciar escenario, cuarto técnico, auditorio, entre otros. Planos donde se identifiquen los aspectos técnicos relacionados con estos espacios y la ubicación de los elementos de dotación que se pretenden adquirir.

509 DOTACIÓN Cuando se soliciten equipos con consumo eléctrico, deben adjuntar concepto técnico de un ingeniero eléctrico donde informe sobre el estado y capacidad de la red eléctrica del inmueble, se debe adjuntar diagrama unifilar y cuadros de carga donde se evidencie el cálculo de los alimentadores y de regulación. Este concepto debe venir firmado por el ingeniero electricista con matrícula profesional y adjuntar vigencia profesional actualizada.

601 MÓVILES Diseños completos del escenario que se pretende adquirir o construir, incluyendo planos generales, construcción, detalle, redes técnicas (eléctricas, iluminación, sonido, video, entre otros.)

602 MÓVILES Tres (3) propuestas comparables y equiparables entre sí del proyecto, que contengan:

1. Descripción del proyecto.
2. Actividades para contratar.
3. Alcance de las actividades para contratar.
4. Cronograma de actividades.
5. Requisitos adicionales que debe contemplar la propuesta:
   • Certificados de conformidad de los materiales que se implementaron para la fabricación del escenario. Certificado de pruebas de carga para la tarima y sus extensiones, escaleras entre otros. (de acuerdo con el peso solicitado según diseño)
   • Certificados de pruebas de soldadura
   • Certificación de barandas y escaleras de acuerdo con la resolución 1409 de 2012
   • Tarjeta de homologación del remolque.
   • Memorias y cantidades
   • Diseño de las instalaciones eléctricas con el diagrama unifilar del escenario móvil.
   • Diseño de interconexión de equipos
   • Para la dotación del escenario se debe adjuntar la información requerida para dotación.
   • Certificación de capacidad de carga.
6. Planos estructurales y de armado.
7. Las demás que la entidad requiera.

Nota 1: La totalidad de los elementos se deben construir o fabricar de acuerdo con la normatividad existente y que le aplica según sea el caso.

603 MÓVILES Certificación suscrita por la organización (por quien esté facultado para emitirla, ej. representante legal, junta directiva, entre otros) en la que se manifieste que, en caso de ser viabilizado y beneficiario de los recursos de próximas Convocatorias Públicas de Recursos de la Contribución Parafiscal en Infraestructura Privada o Mixta del Distrito Capital en la que se presenta el proyecto, garantiza que:

• Durante los siguientes cinco (5) años, mínimo el 70% de su programación se realizará en el Distrito Capital.
• Cumplirán los requisitos de seguridad humana en aspectos como la capacidad máxima de personas que pueden contener, los medios de evacuación de los asistentes y demás aspectos de seguridad contenidos en el plan de gestión del riesgo y estrategias de respuesta, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 1523 de 2012 y las demás normas nacionales y territoriales pertinentes en la materia.
• Elaborarán y mantendrán vigente el Plan de emergencia y contingencias